Les 10 principales fonctions d’Excel selon Microsoft

Les tableurs sont un outil essentiel pour gérer notre économie ou le stock d’une entreprise et gagner du temps et des efforts grâce aux fonctions d’Excel et d’autres applications.

Cellules, lignes, colonnes, tableaux et fonctions Cinq éléments de base d’un tableur, l’outil numérique le plus pratique pour organiser l’argent, les objets ou les personnes. Ils sont apparus dans les années 70 comme un nouveau type de document électronique et depuis lors, ils constituent une aide essentielle pour les particuliers et les entreprises de toute taille.

Microsoft Excel est l’application de tableur la plus populaire. Aujourd’hui, nous pouvons l’utiliser à partir de notre bureau Windows et Mac, du navigateur web et même des smartphones et tablettes Android ou iOS (iPhone, iPad).

Il est facile d’utiliser un tableur. Le plus difficile est de tirer parti des fonctions qui nous permettent d’automatiser les calculs et de faire interagir les lignes, les colonnes et les cellules les unes avec les autres, ce qui nous évite de travailler.

Nous allons maintenant passer en revue les fonctions Excel les plus populaires selon Microsoft. En les connaissant, vous pourrez profiter bien davantage de cet outil.

Remarque : selon la version d’Excel que vous utilisez, vous devrez peut-être utiliser une virgule ou un point-virgule pour séparer les valeurs.

SOMME

Combiner des cellules ou des colonnes en une somme n’est pas aussi facile que de taper le nom de chaque cellule et d’ajouter le symbole + au milieu.

La fonction la plus élémentaire d’Excel est SOMME. Il est appliqué en utilisant l’expression =somme(A1:A5). Dans ce cas, il est utilisé pour additionner la gamme des cellules de A1 à A5, y compris celles du milieu.

Vous pouvez inclure des nombres, des cellules individuelles ou des plages de cellules entre parenthèses, comme dans l’exemple ci-dessus. Un autre exemple serait =SUM(5;B1:B5) pour additionner la gamme B1 à B5 et y ajouter 5.

Bien que la fonction soit connue sous le nom de somme, elle peut être combinée pour additionner (+), soustraire (-), multiplier (*) et diviser (/). Il suffit d’utiliser le symbole correspondant. Exemple : =somme(A1:A10)*10 additionne l’intervalle entre A1 et A10 et multiplie le résultat par 10.

SI

Cette fonction est utilisée pour répondre aux questions. Si le résultat correspond à une valeur précise, vous obtiendrez la réponse que vous avez fixée.

L’exemple le plus simple est =SI(B2=1 ; « Oui » ; « Non »). Si la cellule B2 a la valeur 1, la réponse sera « Oui ». Sinon, dans la cellule de fonction, on verra « Non ».

La fonction SI nous permet de recevoir des messages d’alerte si, par exemple, notre budget dépasse un certain montant ou si notre compte se retrouve en négatif. Pour ce faire, nous pouvons utiliser les symboles plus grand que et moins que.

RECHERCHE

La fonction RECHERCHE permet de rechercher dans une seule ligne ou colonne et de trouver une valeur de la même position dans une deuxième ligne ou colonne.

Cette fonction s’applique en écrivant dans une cellule recherche(valeur_cherchée; vecteur_recherche; [vecteur_resultat]) où la valeur_cherchée est ce que nous recherchons comme référence (numéro, texte, nom de référence…). Le vecteur de comparaison se réfère à l’endroit où nous devons chercher (un intervalle de cellules, par exemple). Dans le [vecteur_résultat], il y a ce que nous cherchons vraiment, parce que nous ne le savons pas, à travers la valeur recherchée.

Exemple : =recherche(7;A2:A10;B2:B10) recherche la valeur 7 dans les cellules entre A2 et A10 et affiche le résultat dans la plage B2 à B10.

RECHERCHEV

Si l’on veut rechercher un tableau entier, la fonction RECHERCHEV sera plus pratique.

La syntaxe est la suivante : =recherchev(Valeur que nous recherchons ; plage ou intervalle dans lequel nous recherchons cette valeur ; numéro de colonne de la plage ou de l’intervalle qui contient la valeur retournée ; correspondance exacte ou approximative indiquée comme FAUX ou VRAI).

Par exemple : =recherchev(D13;B2:E11;3;FAUX)

D13 est la valeur à rechercher. Dans ce cas, il s’agit du contenu d’une cellule. B2:E11 est une plage ou un intervalle où se trouve la valeur que nous recherchons. 3 est le numéro de la colonne où se trouve la valeur que nous voulons obtenir. Le FAUX fait référence au fait que nous voulons obtenir une valeur particulière.

EQUIV

Avec EQUIV, nous recherchons un élément dans une série de cellules et nous obtenons la position de cet élément dans la série que nous avons indiquée.

Exemple : =equiv(5;A1:A10;0)

5 est la valeur que nous recherchons à l’intérieur d’une cellule entre A1 et A10. Enfin, le chiffre 0 correspond au type de correspondance que nous recherchons.

Il existe trois types de correspondance : 1 indique la valeur la plus élevée qui est inférieure ou égale à la valeur recherchée. 0 indique la première valeur exactement égale à la valeur recherchée. -1 indique la plus petite valeur qui est supérieure ou égale à la valeur recherchée.

Notez que le résultat indiqué par cette fonction est la position de la valeur que nous recherchons en chiffres absolus. Ne la confondez pas avec la valeur réelle indiquée dans cette cellule.

CHOISIR

Avec la fonction CHOISIR, nous obtiendrons une valeur à partir d’une liste de 254 valeurs possibles au maximum.

Dans l’exemple =choisir(2;A2;A3;A4;A5), la deuxième valeur de la plage A2 à A5 sera indiquée. Malheureusement, nous devons inclure chaque cellule au lieu d’indiquer une fourchette.

DATE

Avec cette fonction, nous obtiendrons une date à partir de trois valeurs différentes. Plus précisément, l’année, le mois et le jour, dans cet ordre.

Par exemple, =DATE(C2,A2,B2) indique l’année dans la cellule C2, le mois dans la cellule A2 et le jour dans la cellule B2. Pour éviter les problèmes, il est conseillé d’afficher les années avec quatre chiffres.

Le résultat sera affiché dans un format ou un autre selon la configuration que vous aurez choisie. Vous pouvez le modifier à partir de Format > Format des cellules > Nombre > Date.
JOURS

La fonction JOURS permet d’afficher le nombre de jours entre deux dates différentes.

Avec l’expression =jours(date de fin ; date de début), nous obtiendrons le résultat sous forme de valeur numérique.

Exemple : =jours(A5;A1) ou =jours(03/08/2003;05/03/1997). Les deux voies sont possibles. Dans ce cas, le résultat sera de 2342 jours.

TROUVE et TROUVERB

Avec ces deux fonctions, nous trouverons une chaîne de texte dans une deuxième chaîne. Le résultat obtenu sera la position initiale de la première chaîne de texte.

Les deux fonctions sont utilisées avec la structure =trouve(texte_cherché;text; [no_départ]).

Dans la recherche de texte, nous indiquons entre guillemets l’expression écrite que nous recherchons. Dans le texte, nous indiquons la cellule où il se trouve, par exemple A1. En option, nous pouvons indiquer un numéro initial pour que la recherche commence à partir d’un caractère spécifique.

Ces fonctions seront utiles si, dans une colonne, vous incluez des concepts complexes combinés et que vous devez en extraire une partie.

INDEX

Enfin, l’INDEX nous donne une valeur ou une référence d’une cellule ou d’une matrice de cellules d’un tableau ou d’une gamme.

Avec =index(matrice;no_ligne; [no_colonne]), nous indiquons la matrice à rechercher (une plage entre deux cellules d’une ou plusieurs colonnes), le numéro de la ligne à rechercher et, s’il y a plusieurs colonnes dans la matrice, le numéro de la colonne pour renvoyer une valeur. Le résultat sera cette dernière valeur.

Exemple : =index(A1:B5;2;2 où A1:B5 est la matrice qui intègre les colonnes A et B des lignes 1 à 5. Le premier 2 fait référence au fait que nous voulons la valeur de la deuxième ligne, et comme il y a deux colonnes dans la matrice, nous incluons un autre 2 pour indiquer que nous voulons la valeur de la deuxième colonne.