Comment faire facilement un inventaire des produits avec Excel

Dans un article publié il y a quelque temps sur mon blog pour aider les propriétaires de magasins, nous avons vu comment utiliser un modèle Excel pour faire l’inventaire d’un magasin ou d’un entrepôt de manière plus simple, en utilisant le pistolet du scanner de codes-barres.

Maintenant, nous allons voir comment réaliser ce type de modèles à utiliser dans notre entreprise pour commencer la nouvelle saison en faisant de petits inventaires.

Créer un modèle pour faire un inventaire à l’aide de Microsoft Excel et d’un scanner de codes barres n’est pas compliqué, avec quelques formules bien choisies et en ayant stocké les informations des codes barres de nos produits, nous pouvons créer ce type de document en quelques minutes.

Pour créer le modèle, il suffit de suivre les trois étapes suivantes :

Espace pour notre liste de produits

Nous consacrons quatre colonnes sur le côté droit de l’écran (colonnes F à I, par exemple) pour incorporer les informations sur les produits que nous voulons inventorier, c’est-à-dire que nous collons une liste de tous nos produits avec les informations suivantes :

• Colonne F : code-barres du produit. Dans cet espace, nous collerons chaque code-barres correspondant à chaque produit. Nous supposons que ce code est unique (non répété) et représentatif de chaque produit.
• Colonne G : code du produit (notre code interne). Dans cette colonne, nous inscrivons notre code interne si nous l’avons et s’il est différent du code-barres qui identifie chaque produit. C’est une information qui ne sert qu’à faciliter notre gestion interne et à identifier plus facilement chaque produit, il n’est pas indispensable de faire l’inventaire si on utilise le code-barres.
• Colonne H : description du produit. Ce seront les données qui nous aideront à vérifier que, chaque fois que nous scannons un code-barres, l’article auquel nous faisons référence est bien celui que nous comptons et pas un autre, c’est-à-dire qu’il s’agit d’un contrôle de correction de nos données de gestion. Si nous trouvons une erreur dans l’attribution des codes-barres à un produit, nous devons la corriger avant de poursuivre l’inventaire.
• Colonne I : Quantité totale inventoriée. Dans cette colonne, nous appliquerons une formule de somme de toutes les quantités de chaque produit mais, afin de voir ses arguments en détail, nous lui consacrerons l’étape 3.

Espace pour scanner les codes barres et noter les unités

Nous consacrons quatre autres colonnes sur le côté gauche de l’écran (colonnes A à D, par exemple) pour laisser un espace où nous pouvons scanner les codes-barres et noter les unités que nous trouvons pour chaque produit ; nous consacrerons également une partie de cet espace à l’affichage des informations descriptives de chaque produit, ce qui nous permet de vérifier visuellement que le code que nous avons scanné correspond exactement au produit que nous comptons à tout moment.

Nous utiliserons les colonnes A et B pour scanner les codes-barres et noter les unités et les colonnes C et D pour montrer les informations descriptives du produit. Pour mettre en place cet espace sur le côté gauche de notre feuille de calcul, il suffit d’ajouter les informations suivantes à chaque colonne :

• Colonne A : code-barres du produit. Dans cette colonne, nous allons scanner les différents codes-barres de chaque produit que nous rapprochons.
• Colonne B : Unités. Nous notons simplement la quantité de chaque produit que nous comptons dans chaque comptage.
• Colonne C : description du produit. Nous appliquons une formule pour qu’à chaque fois que nous scannons un code-barres, la description du produit correspondant apparaisse, sur la base des informations que nous avons spécifiées sur le côté droit de la feuille, dans les colonnes F, G et H.

Pour obtenir ces données, il suffit d’appliquer la formule SEARCHV dans toute la colonne C.

Voyons l’exemple détaillé pour la cellule C2 (sous le titre de la colonne) : =RECHERCHEV(A2,F:I,3,FALSE) -> Cette formule permet de trouver la valeur de la troisième colonne (argument : « 3 ») de la matrice formée par les colonnes F à I (argument : « F:I »), une fois qu’elle a trouvé dans la première colonne la valeur du code-barres (argument : « A2 »), par une correspondance exacte de chaque nombre (argument : « FALSE »).

Il suffit d’écrire cette formule dans la cellule C2 et de la faire glisser pour autant de lignes que vous le souhaitez. Chaque fois que vous saisissez un code-barres dans la colonne A, la description du produit apparaît dans la colonne C.

• Colonne D : code du produit (notre code interne). Pour faire apparaître ces données, nous pouvons utiliser la même formule que dans la colonne précédente. Il suffit de remplacer le « 3 » par un « 2 » : =RECHERCHEV(A2,F:I,2,FALSE) -> Cette formule cherche la valeur de la deuxième colonne de la matrice formée par les colonnes F à I, une fois qu’elle a trouvé dans la première colonne de la matrice la valeur du code-barres.

Somme de toutes les quantités inventoriées dans chaque produit

Nous revenons à la colonne I (Unités inventoriées) et appliquons une formule de somme qui recherche chaque répétition du même code-barres dans la colonne A et additionne toutes les quantités que nous avons comptées de ce même produit.

Nous devons procéder de cette manière pour que le modèle d’inventaire nous permette de trouver le même produit plus d’une fois et que nous n’ayons pas à chercher si nous l’avons déjà compté ou non auparavant, et à ajouter les quantités à un comptage précédent ; simplement, si nous trouvons le même produit à plusieurs endroits, nous le scannons à nouveau et Microsoft Excel se chargera d’additionner toutes les quantités.

La formule que nous devons appliquer dans la colonne I est (par exemple, dans la cellule I2) : =SOMME.SI(A:A,F2,B:B) -> Ce que fait cette formule est d’indiquer que pour chaque fois que nous trouvons une coïncidence du code barre du produit de la ligne dans laquelle nous nous trouvons (argument : « F2 ») dans n’importe quelle cellule de la colonne A (argument « A:A ») il faudra ajouter les quantités que nous avons indiquées dans la colonne B (argument « B:B »). Il suffit de faire glisser cette formule dans la colonne I pour autant de lignes que nous avons écrites dans notre liste de produits.

Le résultat final est que sur la partie droite de la feuille (partie bleue, colonnes F à I) sont ajoutées dans la ligne correspondante toutes les unités que nous trouvons dans notre inventaire et que nous notons sur la partie gauche du document (partie rouge, colonnes A et B), nous avons donc une liste d’inventaire qui est générée en même temps que nous notons chaque comptage que nous faisons pour chaque produit que nous scannons avec le scanner de codes-barres. Vous pouvez voir comment le modèle fonctionne dans cette courte vidéo :

Comme vous pouvez le constater, deux formules (SOMME.SI et RECHERCHEV) suffisent pour créer un modèle qui effectue des inventaires dans Microsoft Excel en utilisant notre scanner manuel pour lire les codes-barres des produits.

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