Apprenez à compresser une présentation PowerPoint pour en réduire la taille
Un PowerPoint peut contenir des éléments graphiques qui en augmentent la taille, ce qui vous empêche de l’envoyer par courrier électronique ou de le télécharger sur le cloud.
Vous terminez votre présentation PowerPoint, avec un thème époustouflant, des images et des vidéos qui focaliseront l’attention de votre public et des dizaines de diapositives qui ne laisseront personne indifférent.
Mais vous vous apprêtez à enregistrer la présentation sur votre espace de stockage en ligne ou à l’envoyer à vos collègues, votre patron ou votre professeur par courrier électronique et il s’avère que la taille du fichier PowerPoint dépasse le maximum autorisé.
L’internet permet désormais d’envoyer et de recevoir des fichiers volumineux grâce à la fibre optique et de les sauvegarder dans le nuage grâce à des serveurs moins coûteux. De plus, il existe des services spécifiques pour le partage de fichiers volumineux.
Cependant, nous pouvons toujours nous retrouver avec des cas comme celui qui précède, et c’est qu’un PowerPoint rempli de photos, de graphiques et de diapositives peut mettre à l’épreuve l’infrastructure d’une société, d’une entreprise ou d’une institution privée.
Ainsi, si vous devez mettre votre PowerPoint au régime, sachez que vous n’avez pas besoin de supprimer des diapositives. À partir du programme lui-même, vous pouvez compresser une présentation en fonction de l’espace que vous souhaitez économiser.
Compresser les fichiers multimédia
Pour cet article, j’ai utilisé une présentation PowerPoint de 446 Mo. Comment se fait-il qu’une présentation prenne autant d’espace ? Essentiellement à cause des éléments graphiques, qui sont plus lourds que le texte brut.
Ainsi, pour compresser une présentation, l’étape la plus logique est de compresser les fichiers multimédias de ce PowerPoint.
PowerPoint vous permet de le faire en quelques clics de souris. Il fonctionne aussi bien dans la version Office 365 de PowerPoint que dans les versions de bureau 2010, 2013, 2016, 2019 et suivantes.
Nous partons d’une présentation PowerPoint ouverte. Si nous voulons connaître sa taille initiale, il suffit d’aller dans Fichier > Info et dans la moitié droite nous verrons Propriétés > Taille. Si nous ne voyons pas la taille, c’est parce que nous n’avons pas encore enregistré le document.
Selon la version de PowerPoint que vous utilisez, vous verrez peut-être le bouton Compresser les médias à côté de l’option « Taille et performances des médias » dans la fenêtre Info. Là, nous verrons combien d’espace ces fichiers multimédias, photos, images, graphiques, audios et vidéos occupent.
Dans le PowerPoint que j’utilise à titre d’exemple, tout ce matériel occupe 389 Mo sur un total de 446 Mo.
C’est donc ça. Lorsque vous cliquez sur Compresser le média, vous avez le choix entre trois options pour calibrer la qualité du média dans la présentation à sa taille finale.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes : Qualité de la présentation, qualité Internet et basse qualité. Après avoir choisi l’un d’entre eux, le processus est automatique, nous verrons donc une fenêtre où nous verrons la progression de la compression des vidéos, audios et images.
Quelle est la différence entre les options ? La première est celle que nous utiliserons si nous voulons emporter la présentation avec nous. Si nous voulons le partager en ligne, il est préférable d’utiliser la deuxième option. Si vous souhaitez envoyer la présentation par courrier électronique, essayez la troisième option.
Le processus de compression prendra plus ou moins de temps en fonction de la quantité de fichiers multimédia dans le PowerPoint. Quand ce sera fait, nous verrons la nouvelle taille du fichier.
Dans l’exemple, une présentation de 446 Mo a été convertie en une présentation de 257 Mo avec l’option Qualité de la présentation. En d’autres termes, avec les deux autres options, nous gagnerons encore plus d’espace, mais nous sacrifierons la qualité de l’audio, de la vidéo et des images.
Compresser les images
L’exemple précédent permet de compresser une présentation PowerPoint qui contient toutes sortes de contenus multimédias, mais si nous n’avons inséré que des images, nous pouvons utiliser une deuxième méthode pour gagner de l’espace.
Une fois la présentation ouverte, sélectionnez une image et allez dans Format > Compresser les images. Dans les versions plus récentes de PowerPoint, cette option apparaît sous la forme d’une icône, mais sans texte, à côté de « Corrections », « Couleur » ou « Effets artistiques ». Lorsque vous passez votre souris dessus, vous verrez la légende « Compresser les images ».
Après avoir cliqué sur cette icône, vous verrez apparaître une fenêtre qui vous posera plusieurs questions. Tout d’abord, si nous voulons compresser uniquement l’image sélectionnée ou toutes les images de la présentation.
Deuxièmement, il nous offrira différents niveaux de qualité afin que nous puissions sacrifier un peu de qualité pour réduire la taille du diaporama.
La plus haute qualité est la HD (330 dpi), qui n’est pas toujours disponible. Nous avons ensuite l’impression (220 ppi), le Web (150 ppi) et le courrier électronique (96 ppi).
Le nom de chaque option en dit long. Si nous voulons imprimer la présentation, la télécharger sur une page web ou l’envoyer par e-mail, nous pouvons choisir l’un ou l’autre.
Malheureusement, il ne nous indique pas le gain de taille avant la compression, mais nous pouvons essayer plusieurs options et voir combien nous avons réussi à compresser et si la qualité est suffisante pour notre objectif.
Comme dans le cas précédent, la compression de l’image prendra plus ou moins de temps selon le nombre d’images ou de graphiques que contient le PowerPoint.
Après avoir enregistré à nouveau la présentation, vous verrez le gain d’espace dans Fichier > Info > Propriétés.
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