7 fonctions Microsoft Word à connaître absolument
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Écrire un texte est un art, et un bon outil de bureau peut nous aider à atteindre notre objectif. Un exemple en est Microsoft Word, plein de fonctions, dont certaines sont sous-utilisées.
Écrire du texte devant l’ordinateur est synonyme de Microsoft Word. Bien qu’il existe aujourd’hui de nombreuses alternatives, telles que les pages sur Mac ou Google Drive à partir du navigateur web, Word est depuis des années le traitement de texte par défaut dans de nombreux foyers et bureaux à travers le monde.
Les personnes âgées connaissent peut-être WordPerfect ou Lotus Word, mais tout le monde connaît Microsoft Word. Facile à utiliser, riche en fonctionnalités pour tous ceux qui veulent s’en servir et disponible sur la plupart des ordinateurs, le format DOC est désormais une norme.
Mais vous êtes-vous déjà demandé quel pourcentage de Microsoft Word vous utilisez réellement ? Connaissez-vous toutes les fonctionnalités de Word et en tirez-vous profit ?
Dans cet article, nous allons passer en revue les fonctionnalités de Microsoft Word que nous devrions tous connaître et, au cas où nous en aurions besoin, nous devrions tous pouvoir les utiliser dans nos documents.
Raccourcis clavier
Dans Microsoft Word, comme dans d’autres programmes, vous pouvez faire la même action de plusieurs façons. Par exemple, formatez le texte : à partir du menu Format, de la barre de formatage, ou avec des raccourcis clavier.
Les raccourcis clavier vous permettent d’effectuer des tâches en appuyant sur une combinaison de touches. C’est plus rapide et cela nous fait gagner du temps sur les tâches récurrentes.
Ce sont les raccourcis clavier essentiels pour Microsoft Word :
- CTRL + A Sélectionne le texte de l’ensemble du document.
- CTRL + N Ajoute le texte sélectionné en gras.
- CTRL + K Ajoute des italiques au texte sélectionné.
- CTRL + S Souligne le texte sélectionné.
- CTRL + G Enregistre les modifications dans le document.
- CTRL + P Imprimer le document.
- CTRL + R Fermer un document.
- CTRL + X Couper le fragment de texte sélectionné.
- CTRL + C Copier le fragment sélectionné.
- CTRL + V Collez le fragment que vous avez copié ou coupé.
- CTRL + Z Annuler la dernière action.
- CTRL + Y Refaire une action annulée.
Dans Word for Mac, les raccourcis sont les mêmes, mais en remplaçant CTRL (Contrôle) par CMD (Commande).
Trouver et remplacer le texte
Comment ? Que vous avez mal orthographié un nom et qu’il figure plus de 30 fois sur le document ? Quel gâchis.
Microsoft Word dispose d’une fonction de recherche, connue de tous, mais il est moins connu que dans la recherche vous pouvez également inclure la substitution du mot trouvé par une correction.
À partir de Editer > Remplacer, vous pouvez activer la boîte de recherche et de remplacement. Aussi avec les touches CTRL+H (CMD+H sur Mac).
Dans le champ « Recherche », vous indiquez le mot ou la phrase à trouver et dans le champ « Remplacer », le mot ou la phrase qui doit apparaître.
À partir de cette boîte de recherche, vous pouvez effectuer une recherche mot par mot, pour éviter de remplacer une fausse correspondance, ou appliquer toutes les modifications en une seule fois (remplacer tout).
Listes numérotées ou non numérotées à plusieurs niveaux
L’un des éléments les plus fondamentaux d’un document, mais que nous n’utilisons pas beaucoup, sont les listes.
Dans Microsoft Word, nous pouvons créer des listes à puces (un symbole devant chaque ligne) en plaçant simplement un tiret ou un astérisque devant la première ligne et en passant à la ligne suivante avec la touche Entrée.
Si vous souhaitez créer des sous-niveaux dans la liste, il suffit de placer le curseur au début de la ligne en question et d’utiliser la touche Tab autant de fois que vous le souhaitez pour créer des sous-niveaux. Avec la combinaison SHIFT+TAB, vous pouvez annuler le sous-niveau.
Pour créer des listes numérotées, au lieu d’utiliser des tirets ou des astérisques, vous devrez utiliser des chiffres.
Dans la barre d’outils, vous pouvez personnaliser les listes avec d’autres symboles et modifier la numérotation.
Tableaux
Si l’on parle de cellules, Excel me vient à l’esprit. Cependant, dans Word, nous pouvons également créer des tableaux avec du texte ou des chiffres. Ils ne supportent pas des fonctions aussi avancées qu’Excel mais ils nous seront très utiles.
À partir de Insérer > Tableau, vous pouvez créer un tableau avec les colonnes et les lignes dont vous avez besoin. Vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer les éléments manquants ou supplémentaires. En outre, à partir de Table tools > Design, vous pouvez personnaliser l’arrière-plan, les lignes, etc. Outils de tableau apparaît lorsque vous sélectionnez le tableau avec le curseur.
Les tableaux sont très malléables. Dans AutoFit, vous pouvez indiquer que la largeur des colonnes est fixe ou correspond au contenu à l’intérieur. Il peut également être adapté à la taille du document.
Une autre option intéressante consiste à créer un tableau à partir d’un texte. Pour ce faire, vous devez séparer les colonnes par des tabulations et les lignes en créant des lignes séparées par un espace.
Ensuite, vous sélectionnez le texte et dans Insertion > Tableau, vous cliquez sur Convertir le texte en tableau. Dans la case qui apparaîtra, vous pourrez personnaliser des aspects tels que le nombre de colonnes ou de lignes, l’auto-ajustement de la largeur des colonnes et la manière dont le texte doit être séparé pour que le texte soit correctement détecté.
Graphiques
Comme pour les tableaux, les graphiques sont du domaine d’Excel, mais Word prend également en charge ce type de contenu. De plus, les deux ressources sont étroitement liées, car un bon tableau nécessite parfois un graphique comme support visuel.
Les versions les plus récentes de Word comportent une section pour les graphiques. Il suffit d’aller dans Insertion > Graphique et de choisir l’un des nombreux types de graphiques disponibles : colonne, linéaire, circulaire, radial, valeur, etc.
Une fois que vous avez choisi le type de graphique, une feuille de calcul s’ouvre où vous pouvez placer les données nécessaires pour générer le graphique. Plus tard, vous pourrez retoucher le dessin.
Images et contenu multimédia
Un autre élément pour enrichir un texte est l’image. Microsoft Word supporte les images depuis plusieurs versions, et dans les plus récentes également l’audio et la vidéo, évidemment dans le but de rendre le document numérique, et non imprimé.
Les images ont donné beaucoup de maux de tête, car elles sont faciles à insérer, mais il est plus compliqué de dire au texte comment il doit se comporter avec l’image.
Microsoft Word vous permet d’insérer des images que vous enregistrez sur votre ordinateur mais aussi des images de pages web ou que vous trouvez sur Internet.
Une fois inséré, vous pouvez dire à Word comment vous souhaitez que le texte soit positionné autour de l’image. Après avoir sélectionné l’image ou les images, allez dans Format > Organiser, cliquez sur Aligner puis sur Aligner les objets sélectionnés. Dans cette case, vous pouvez choisir la position de l’image par rapport au texte et la façon dont le texte sera ajusté à partir de l’image ou des images.
Contrôle des modifications
Un document texte passe par de nombreuses étapes et modifications. Levez la main si vous êtes tombé sur des documents portant des noms tels que projet, deuxième projet, document final, document final, document à livrer, document à livrer corrigé, etc.
Microsoft Word dispose d’une fonction appelée « Contrôle des modifications » qui sert à unifier tous ces documents en un seul où le document avec ses nombreuses modifications est reflété. Il est ainsi plus facile de voir ce qui a été modifié, que vous travailliez seul ou que vous écriviez un texte à plusieurs.
À partir de Suivi > Révision, vous pouvez activer le suivi des changements. Dorénavant, lorsque des modifications seront apportées, elles seront mises en évidence par des couleurs et des biffures. À tout moment, vous pouvez personnaliser l’aspect de vos changements pour qu’ils ne vous gênent pas visuellement.
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